Zandbeek Communication Group

Sociale media en evenementen: een gouden combinatie

Vroeger. Toen je je ver van tevoren opgaf voor een evenement, op de grote dag zelf naar het evenement ging, een paar workshops volgde, je gezicht op de borrel liet zien en daarna weer naar huis ging. Vroeger is volgens socialemediastrateeg Jason Baer voorbij. Sociale media hebben er namelijk voor gezorgd dat organisatoren van evenementen al lang voor het fysieke evenement in contact kunnen komen met betrokkenen.

Natuurlijk, nog altijd staat het evenement zelf centraal. Dáár gaat het om. Maar ook vóór en ná het evenement kan de organisatie via het wereldwijde web verbinding zoeken met geïnteresseerden. Om hen te laten weten wat de stand van zaken is. Om erachter te komen wat zij willen en vinden. Het grote doel: de betrokkenheid van potentiële bezoekers bij je evenement vergroten.

Wij geloven in de kracht van sociale media. Het is geen hype: social media are here to stay. Wij hebben sociale media dan ook opgenomen in ons communicatieplan voor CompetentCity. Maar hoe zorg je er nu voor je plan zo uitwerkt dat je buzz rondom je evenement creëert? Jason Baer stelde in zijn presentatie op het Social Media for Business Event dat er zeven manieren zijn om sociale media bij een evenement in te zetten. Ik ben zo vrij geweest zijn zeven manieren te lenen en om te bouwen tot mijn vijf manieren.

1. Betrek je publiek
Zorg ervoor dat (potentiële) bezoekers aan het evenement zichzelf via de sociale media (Ning, Twitter, Linkedin) kunnen laten horen. Betrek ze in het voorbereidende traject. Stel hen vragen en luister naar hun antwoorden. Poneer een stelling en laat bezoekers via Tweetpoll of PollDaddy stemmen. Het ideaalbeeld is om geïnteresseerden mee te laten denken over de invulling van het programma.

2. Laat de verschillende sociale media elkaar versterken
Een evenement kan niet zonder officiële website. Maar dat alleen is niet genoeg. Je kunt namelijk ook gebruik maken van websites waar je gratis je evenement kunt promoten: potentiële bezoekers zijn namelijk overal te vinden! Denk aan Facebook Events en Linkedin Events. Op die plekken verwijs je natuurlijk weer door naar de netwerken waar je nog meer te vinden bent. Op LinkedIn zien mensen je Twitteraccount en netwerk, en andersom. Betrokkenen moeten niet om je heen kunnen!
Vergeet ook de offline media niet. Helaas, beste online marketeers: nog niet iedereen is (veel) op internet te vinden. Maar misschien duiken zij wel achter hun computer als je hen geïnspireerd hebt met een berichtje in de krant of de papieren nieuwsbrief.

3. Tease, tease, tease!
Hoe dichterbij het evenement komt, hoe meer je je publiek moet lokken. Baer geeft enkele voorbeelden van teasers. Een Twitterwedstrijd (waarbij mensen die een bericht retweeten kans maken gratis naar binnen te mogen). Korte filmpjes waarin sprekers kort vertellen wat ze gaan doen. Of een Twitterlijst van alle geïnteresseerden (die je moet updaten zodra weer iemand lid is geworden van je netwerk). En ja, dat kost tijd. Maar het levert je ook een hoop op.

4. Zorg dat er leven op je netwerken is
We hebben een Twitteraccount, een Linkedingroep en het centrale Ningnetwerk. Bezoekers moeten er nu iets aan hebben lid te worden van jouw netwerk. Ze moeten er relevante informatie kunnen vinden en kunnen reageren op blogs. Zorg er dus voor dat je netwerk al met content gevuld is, voordat je je netwerk wijd verspreidt.

Gedaan? Dan is het tijd om mensen naar je netwerk of Twitteraccount te trekken. Nodig hen uit via de uitnodigingsoptie op je Ning, volg hen via Twitter en post een bericht op LinkedIn. Iedereen moet weten dat je evenement actief is op internet.

Maak op Twitter een hashtag voor je evenement aan (bijvoorbeeld #compcit); mensen kunnen zo heel gemakkelijk alle berichten over je evenement op Twitter volgen. Twubs zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle berichten met dezelfde hashtags onder elkaar worden gezet. Een ideale manier om tweets te bundelen.

5. Open up, open up
Sociale media gebruik je niet alleen voor en na het evenement, maar vooral ook tijdens het evenement. Waar journalisten en fotografen vroeger het alleenrecht hadden om hun verhalen te publiceren, kan tegenwoordig iedereen zijn verhaal online zetten. En waarom niet op het netwerk van het evenement zelf? Oké, het is misschien niet zo goed geschreven als je zou willen. En foto’s die je met je telefoon maakt, zijn niet fantastisch. Maar je betrekt het publiek erbij én komt er ook nog eens direct achter wat hun mening is. Dus open up en deel prijsjes uit voor de mooiste foto of het beste verslag.

Je zou er verder voor kunnen kiezen tweets achter de spreker op de muur te projecteren. Baer is hier – net als ik overigens – geen fan van. Het zorgt alleen maar voor afleiding. Wel kun je bijvoorbeeld halverwege de presentatie de tweets projecteren, zodat de spreker toch interactie met de zaal heeft. Of je zet de Twittermuur niet in tijdens lezingen, maar gebruikt hem alleen op een centrale plaats. Of wat dacht je van Ustream? Hiermee kun je gratis en gemakkelijk je evenement streamen. Of Twaud.io, waarmee je gratis opnames kunt maken en direct naar je Twitteraccount kunt uploaden. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Mensen die dit jaar niet bij waren, moeten daar achteraf van balen en zeker weten dat ze er volgend jaar wel bij zijn. Zorg er dus voor dat je alle presentaties online zet (bijvoorbeeld op slideshare), dat je alle relevante tweets in een PDF bundelt (met behulp van Backupify) en een grote evaluatiepost schrijft waar je terugkijkt op het evenement.
 
Ook verschenen op http://www.ravestein-zwart.nl/